Dobra lokalizacja
Sala konferencyjna w Gdańsku lub też w jakimkolwiek innym mieście musi znajdować się w łatwo dostępnym punkcie. O co dokładnie chodzi? Każdy musi mieć do niej łatwy dojazd. W szczególności, jeżeli na spotkanie zostają zaproszone nie tylko osoby z innych miast, ale również z innych krajów (co też bardzo często się zdarza).
Wspomniany już wyżej Gdańsk, jest miastem, które może pochwalić się dobrymi połączeniami — zarówno, jeżeli chodzi o autostradę, jak również o komunikację krajową i lotniczą. Lotnisko znajdujące się w Gdańsku ma połączenie z wieloma innymi miastami w Polsce oraz z innymi krajami. Nowoczesny dworzec kolejowy w Gdańsku to również miejsce służące pomocą wszystkim pasażerom przybywającym do tego miasta na konferencję i nie tylko.
Dobre miejsce
Sala konferencyjna w Gdańsku powinna być położona w samym hotelu lub w jego pobliżu. Dlaczego jest to takie ważne? Chociażby dlatego, że pod ręką będą znajdować się miejsca noclegowe.
Po samym przyjeździe do Gdańska dana osoba na pewno będzie miała ochotę się odświeżyć, umyć po długiej podróży. Potem nie będzie miała zamiaru spędzać długich godzin w taksówce, czy też nawet we własnym samochodzie, aby móc dojechać na miejsce. Jeżeli sala konferencyjna będzie znajdowała się w jednym budynku, to idealnie. Jeżeli będzie znajdowała się blisko, to również wspaniale.
Warto również wziąć pod uwagę ilość osób przyjezdnych z innych miast, jeżeli będziemy dokonywali rezerwacji na salę. Tak, aby dla wszystkich osób w jednym miejscu starczyło pokoi. Pomimo tego, że organizatorzy są na ogół z tego samego miasta, gdzie odbywa się konferencja, to i oni korzystają z pokoi hotelowych, jeżeli takie są pod ręką.
Wyposażenie techniczne
Nie zapominajmy o tym, że liczy się także wyposażenie techniczne, jakie oferowane jest nam na miejscu. Koniecznie trzeba zapoznać się z tym tematem, ponieważ to właśnie od tego zależy powodzenie konferencji. Czy sala konferencyjna w Gdańsku posiada odpowiednią ilość krzeseł do tego, aby wszyscy mogli usiąść?
Jeżeli będzie taka potrzeba, to czy są oni w stanie wyposażyć każdego gościa w stolik? Czy dostępny jest odpowiedni zestaw nagłaśniający (w szczególności, jeżeli mamy do czynienia z dużą salą)? Rezerwując salę, należy również sprawdzić, czy dostępne są rzutniki multimedialne oraz inne sprzęty, które ułatwiają poprowadzenie konferencji.
Jeżeli ich nie ma, to koniecznie trzeba poszukać innego miejsca. Co więcej — nawet jeżeli takowy sprzęt jest, to warto zorientować się, czy dostępne są dwa komplety. Na wypadek, gdyby ten pierwszy odmówił posłuszeństwa. Podczas organizacji konferencji trzeba być przygotowanym na wszystko.